مدیریت توجه و تمرکز به عنصری کمیاب در عصر تکنولوژی تبدیل‌شده است و به هر سمتی که نگاه می‌کنیم افراد و تکنولوژی‌ها درصدد هستند که توجه ما را به خود جلب کنند.
از طرفی استفاده زیاد از شبکه‌های اجتماعی، توجه و تمرکز ما را به‌شدت کاهش داده است به‌نحوی‌که حتی خواندن یک صفحه کتاب با توجه کامل برایمان دشوار است.
البته که مهارت توجه هم قابل تقویت است و می‌توانیم با انجام کارها و تمریناتی توجه و تمرکز خودمان را بهبود دهیم. پیشنهاد می‌کنم فایل صوتی محمدرضا شعبانعلی در خصوص مدیریت توجه و تمرکز را گوش دهید.
در کنار تقویت ماهیچه‌های تمرکز و توجه استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و بهره‌وری هم به استفاده حداکثر از زمان و هم به مدیریت توجه کمک می‌کند.
در این پست قصد دارم به بررسی ابزارهایی که برای مدیریت زمان استفاده می‌کنم بپردازم.
1- پومودورو
تکنیک پومودورو چیست و چطور می‌شود از آن استفاده کرد؟
وقتی بخواهیم کاری را انجام بدهیم که نیاز به تمرکز دارد خیلی سخت است که بتوانیم چند ساعت تمرکز 100 درصد داشته باشیم. اما میتونیم این بازه چندساعته را تقسیم کنیم و در آن چند دقیقه روی موضوع متمرکز بشویم.
یک روش خیلی خوب برای این کار استفاده از تکنیک پومودورو میباشد . در این روش شما 25 دقیقه روی موضوع موردنظر متمرکز میشوید و 5 دقیقه استراحت میکنید و بعد از 4 تا بازه 25 دقیقه یک استراحت 15 دقیقه داری.
این‌جوری که مثلاً :
6:00-6:25 کار متمرکز
6:25-6:30 استراحت کوتاه
6:30-6:55 کار متمرکز
6:55-7:00 استراحت کوتاه
7:00-7:25 کار متمرکز
7:25-7:30 استراحت کوتاه
7:30-7:55 کار متمرکز
7:55-8:10 استراحت طولانی
اپهای زیادی برای تلفن همراه و کامپیوتر وجود دارد که می‌توانیم از آن استفاده کنیم. خود من از اپ zen focus برای کامپیوتر و focus to do برای تلفن همراه استفاده می‌کنم.
البته می‌شود از این تکنیک تقریباً برای هر کاری استفاده کرد مثلاً خواندن کتاب، تمیز کردن اتاق یا خانه، ورزش و …
این زمان آن‌قدر کوتاه هست که احتمال اهمال‌کاری را کاهش می‌دهد و دیگر بهانه ای برای انجام ندادن کارها نداریم .
یکی از پیش‌نیازهای انجام کار عمیق آشنایی با تکنیک پومودور و انجام کارها با این روش میباشد.
2- کیپ نوت
تابه‌حال چند بار پیش‌آمده که در جایی بوده‌اید و ایده‌ای ناب به ذهنتان رسیده است اما چون نتوانسته‌اید آن را درجایی یادداشت کنید به‌سرعت فراموش کرده‌اید؟
البته این روزها به مدد تلفن همراه کمتر ایده‌ای است که به فراموشی سپرده شود. راستش خود من هم کمتر از دفترچه استفاده می‌کنم و تلفن همراه را جایگزین آن کرده‌ام؛ اما می‌دانم که دفترچه‌ای کوچک تا چه حد در ثبت و گسترش ایده مؤثرتر عمل می‌کند.
مثلاً به این بیندیشید که درجایی نشسته‌اید و ناگهان ایده‌ای به فکرتان می‌رسد و آن را در دفترچه یادداشت میکنید اما کار به همین‌جا ختم نمی‌شود انگار که این دفترچه و قلم ما را وامی‌دارد تا ادامه دهیم و ممکن است تا آنجا پیش رویم که ببینیم چندین صفحه نوشته‌ایم. جالب است نه؟ امکانی که به دلیل سخت‌تر بودن در تلفن همراه کمتر پیش می‌آید.
به‌هرحال من سعی می‌کنم تا جای ممکن دفترچه‌ای به همراهم داشته باشم؛ اما قصد دارم یکی از بهترین اپلیکیشنهایی که در این زمینه برای من مفید بوده را معرفی کنم.
تقریباً چند سالی می‌شود که این اپلیکیشن را در تلفن همراه و لپ‌تاپم نصب‌کرده‌ام.
این اپلیکیشن ویژگی‌های خیلی خوبی دارد که جزو محبوب‌ترین‌ها برای من است مثلاً:
1- در تلفن همراه به‌صورت آفلاین قابل‌دسترسی است.
2- کاربری ساده‌ای دارد و خیلی سریع می‌توان متنی در آن نوشت به‌طوری‌که من از نوشتن ایده‌ای که به ذهنم می‌رسم تا کارهای روزانه و لیست خرید و حتی لغات جدید انگلیسی را در آن وارد می‌کنم.
3- امکان گذاشتن برچسب برای مطالب که خیلی راحت می‌توان مطالب را پیدا کرد.
4- امکان افزودن عکس
5- امکان افزودن check box
6- امکان ایجاد reminder
7- Pin کردن مطالب تا در بالای صفحه نشان داده شوند
8- امکان رنگی کردن پس‌زمینه تا بتوان موضوعات مختلف را بارنگ‌های مختلف نشان داد
9- از همه مهم‌تر اینکه می‌توان آن را بین دسکتاپ و تلفن همراه sync کرد.
اما خوب در کنار این مزایا به نظرم یکی از معایب آن این است که نمی‌توان متنی را هایلایت کرد یا متون را رنگی نوشت.
3- گوگل کلندر
انجام کارهای روزانه که باید در ساعات خاصی انجام شوند یا قرارها و ددلاینهایی که نیاز به یادآوری دارند باید درجایی ثبت شوند و چه جایی بهتر از گوگل کلندر.
من تمام کارهایی که در روز و هفته در جهت یادگیری زبان، خواندن متمم و … انجام می‌دهم را در گوگل کلندر تعریف کرده‌ام و آخر هفته‌ها که مشغول نوشتن گزارش هفتگی هستم با بررسی تقویم و میزان انجام کارها عملکرد هفته را پایش می‌کنم.
4- وان نوت
یادداشت‌برداری یکی از بهترین روش‌ها برای ثبت نکاتی است که هرروز یاد می‌گیریم. ابزارهای زیادی برای یادداشت‌برداری وجود دارد از یک کاغذ و خودکار و دفترچه تا انواع اپهای گوشی و لپ‌تاپ اما وجود کلی یادداشت‌های کاغذی یا دیجیتالی که بعد از مدتی جز سردرگمی در میان انبوه یادداشت‌ها چیزی برای ما نخواهد داشت.
وان نوت یکی از بهترین نرم‌افزارهایی که من در لپ‌تاپ برای یادداشت‌برداری استفاده می‌کنم. از یادداشت کردن نکات کورسها و دوره‌هایی که می‌گذرانم، نوشتن از کتاب‌هایی که می‌خوانم ، رسم نمودار و اضافه کردن عکس و فایل صوتی و … .
چند ویژگی که وان نوت را به یکی از بهترین نرم‌افزارهای روزانه برای من تبدیل کرده است:
1- امکان اضافه کردن عکس، صوت و نمودار و …
2- نوشتن در هر جای صفحه بدون محدودیت
3- امکان ایجاد پوشه‌های متنوع برای پروژه‌های شخصی، کاری و …
و حالا وان نوت به یکی از همراهان من در هر کاری تبدیل‌شده است.
استفاده از ابزارهای مدیریت زمان و توجه بسیار خوب و کارا هستند و البته باید بدانیم با مدیریت و استفاده به‌جا از این ابزارها باید بهره‌وری ما افزایش پیدا کند و استفاده از ابزارها به هدف اصلی ما تبدیل نشوند.