همیشه راجع به اهمیت برنامه‌ریزی شنیده‌ایم. اینکه برنامه‌ریزی خیلی مهم است و باعث پیشرفت می‌شود و … . اما چقدر راجع به نوشتن گزارش عملکرد صحبت می‌شود؟ شما هرچقدر هم برنامه‌ریزی حرفه‌ای داشته باشید و دقیق و درست برنامه را اجرا کنید درنهایت تا گزارش عملکردتان را ننویسید و بررسی و تحلیل نکنید نمی‌توانید بهره‌وری حداکثری داشته باشید.
پست مرتبط : چگونه برنامه اجرایی (ACTION PLAN) طراحی کنیم؟
حالا سؤال اینجاست که چطور می‌توان گزارش عملکرد نوشت؟
مرحله اول : ثبت گزارش روزانه
راه‌های مختلفی برای نوشتن گزارش روزانه وجود دارد اما یکی از ساده‌ترین راه‌ها که همیشه هم در دسترس باشد استفاده از اکسل می‌باشد. برای نوشتن گزارش روزانه می‌شود هم همه کارها را در یک شیت وارد کرد و میزان عملکرد را به‌صورت کیفی یا کمی مشخص کرد یا اینکه برای یک هدف مشخص یک شیت اختصاص داد و فقط گزارش مربوط به آن را ثبت کرد.
روشی که من استفاده می‌کنم به این صورت است که اهداف و کارها را در چند حوزه می‌نویسم.
1- سلامتی (شامل ورزش، رژیم، کارهای درمانی برنامه‌ریزی‌شده (چکاپ و …))
2- خانواده (وقت گذراندن با اعضای خانواده)
3- کار (یادگیری مهارت‌های موردنیاز، پروژه‌ها و …)
4- زیبایی (رسیدگی به پوست، مو، ناخن و …)
5- کارهای خانه و تسکها (شامل نظافت دوره‌ای، کارهای روزانه و …)
6- تفریح (طبیعت‌گردی، فیلم دیدن، مأمونی و …)
7- سایر (زبان، کتاب و …)
معمولاً آخر شب‌ها یا صبح‌ها کارهای انجام‌شده را تیک می‌زنم یا میزان ساعتش را می‌نویسم (بسته به اینکه کار موردنظر کیفی یا کمی باشد)
مرحله دوم: بررسی هفتگی عملکرد
مرحله بعدی این است که آخر هر هفته جدول روزانه را بررسی می‌کنم و میزان عملکرد هفتگی‌ام را ثبت می‌کنم.
مرحله سوم: تجزیه‌وتحلیل
خیلی‌ها فکر می‌کنند نحوه برنامه‌ریزی‌شان اشتباه است که به انجام کارها نمی‌رسند اما اشتباه اصلی این است که برنامه‌ای که باید اجرا می‌شده را بررسی نمی‌کنند تا باگ‌های موجود را رفع کنند.
در این مرحله ما عملکرد را با برنامه اولیه مقایسه می‌کنیم و دلیل اجرا نشدن برنامه را بررسی می‌کنیم و برنامه هفته جدید را با توجه به اولویت‌ها، محدودیت‌ها و برنامه اجرایی اولیه می‌نویسیم.
مثلاً من برنامه‌ام این بوده که روزانه 10 صفحه کتاب مطالعه کنم و آخر هفته‌ها هم 40 صفحه که مجموعاً 100 در هفته بخوانم. اما وقتی برنامه را بررسی می‌کنم متوجه می‌شوم در هفته گذشته فقط 45 صفحه کتاب‌خوانده‌ام یعنی کمتر از نصف برنامه را پیش برده‌ام. با بررسی دلیل آن متوجه می‌شوم در هفته گذشته خیلی از زمان‌هایی که می‌توانستم کتاب بخوانم را به اینستاگرام گردی اختصاص داده‌ام و حالا برای برنامه هفته پیش رو محدودیت استفاده از را تنظیم می‌کنم و هفته بعدی دوباره میزان کتاب خواندن را بررسی می‌کنم یا ممکن است برنامه آن‌قدر شلوغ باشد که اصلاً جایی برای خواندن 10 صفحه کتاب در روز نداشته باشد درنتیجه میزان مطالعه روزانه را کاهش می‌دهم و درعین‌حال زمانهای تلف‌شده (زمانهای خاکستری) را پایش می‌کنم.
چند نکته :
به‌هیچ‌عنوان تایم تفریح و استراحت را فدای کارهای به‌ظاهر مهم‌تر نکنید.
اگر خانواده برای شما ارزش محسوب می‌شود وقت باکیفیتی که براش در نظر گرفتید را به کارهای دیگر نپردازید.
کارهای فوری، غیر فوری، ضروری و غیرضروری را جدی بگیرید
زمانهای سیاه، سفید و خاکستری را در برنامه روزانه و هفتگی پایش کنید و سعی کنید تا جای ممکن زمانهای خاکستری را به حداقل برسانید.