چرا داشتن برنامه اجرایی مهم است؟
برنامه اجرایی به ما کمک می کند تا انگیزه مان را حفظ کنیم و بر اهمال‌کاری غلبه کنیم و بتوانیم پیشرفتمان را رصد کنیم و باگ‌های برنامه را برطرف کنیم.
چطور یک action plan طراحی کنیم؟
با انجام این 6 گام میتوان یک action plan طراحی کرد.
گام اول : هدفتان را مشخص کنید:
- این هدف باید SMART باشد: یعنی چه؟
- S (Specific): کاملاً مشخص باشد و شفاف باشد مثلاً کاهش وزن
- M (Mesurable):قابل‌اندازه‌گیری باشد: مثلاً کاهش 20 کیلوگرم وزن
- A (Attainable):واقع‌گرایانه باشد: مثلاً کاهش وزن 20 کیلویی در 2 ماه دور از دسترس و آسیب‌زاست. اما در یک سال کاملاً منطقی است.
- R (Relevent): مطمئن شوید که رسیدن به آن هدف واقعاً برایتان مهمِ و جو زده نیستید و حاضرید برای رسیدن به آن تلاش کنید.
- T (Time-bound): برای رسیدن به هدف زمان مشخص تعیین کنید.
مثلاً من هدف این است که در یک سال 20 کیلوگرم وزن کم کنم. پس هدفم مشخص است، قابل‌اندازه‌گیری است، قابل دستیابی است، اهمیت بالایی دارد و برای رسیدن به هدف زمانبندی دارم.
گام دوم : برای طراحی action plan از ابزارها استفاده کنید.
یکی از بهترین ابزارها برای طراحی برنامه اجرایی Microsoft Project یا Excel یا حتی برای برنامه‌های با گام‌های کمتر Word یا حتی کاغذ جواب می‌دهد.
گام سوم : گزینه‌های برنامه را لیست و اولویت‌بندی کنید.
گزینه‌های موردنظرتان را بررسی کنید و هزینه دستاورد هرکدام را در نظر بگیرید.
مثلاً راجع به رژیم انواع مختلفی رژیم وجود دارد که ممکن است برخی از آن‌ها برای شما مناسب باشد اما برخی از آن‌ها با سبک زندگی شما همخوانی نداشته باشد.
گام چهارم : بودجه و منابع را مشخص کنید.
برای رسیدن به اهدافی که مشخص کردهاید نیاز دارید منابع موجود را بودجه‌بندی کنید. این منابع می‌تواند زمان، پول و نیروی انسانی باشد. وقتی پول کمی دارید ممکن است از برون‌سپاری برخی کارها صرف‌نظر کنید و درعوض زمان بیشتری صرف کنید تا خودتان آن کار را انجام بدهید.
گام پنجم: لیست گام‌هایی که باید بردارید را بنویسید.
گام‌ها را بر اساس زمان اولویت‌بندی کنید و از اولین گام تا آخرین گام برای رسیدن به هدف را بنویسید. احتمالاً برخی گام‌ها شامل گام‌های فرعی‌تر میشوند که باید آن‌ها را هم لحاظ کنید. برای هر گام زمان موردنیاز را تخمین بزنید (میتوان برخی را برون‌سپاری کرد)
گام ششم: برنامه خود را رصد کنید.
بعد از مشخص کردن گام‌ها و شروع اجرای برنامه باید برنامه را رصد کنید و ببنید که آیا طبق برنامه زمانبندی پیش می روید یا نه. ممکن است برخی از کارها بیشتر یا کمتر زمان، پول و … نیاز داشته باشد. پس به برنامه اولیه اکتفا نکنید و طبق نیاز برنامه و گام‌ها را اصلاح کنید.
نتیجه‌گیری
طراحی برنامه اجرایی به شما کمک میکند گام‌های رسیدن به هدف را شفاف‌تر ببینید و از سردرگمی و ابهام بیرون بیایید و بتوانید در زمان بهینه به هدف نهایی که مشخص کردید دست پیدا کنید.
فایده دیگر برنامه اجرایی اینِ است که از اهمال‌کاری جلوگیری میکند چون خیلی وقتها ما صرفا به خاطر اینکه دقیقا نمی‌دانیم باید چه کاری انجام بدهیم سراغ انجام کار نمیرویم.